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転職 2019/01/21

パートや派遣の求人応募後のメール、注意するポイントとは【例文あり】

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求人応募後のメールやり取り

最近ではパートや派遣においても、求人サイトからメールフォームで応募するケースが多くなりました。その場合、応募後の企業とのやり取りもメールで行うことになります。

「久しぶりの就職活動でビジネスメールの書き方を忘れてしまった!」
「面接までたどり着けないのは応募メールのせい?」

などメールの書き方に自信のない方のために、今回は求人応募後のメールのやり取りについて、マナーや注意したいポイントをまとめました。

 

件名:「用件」+「フルネーム」で分かりやすく

採用担当者は、毎日膨大な量のメールを受信しています。
送ったメールに気づいてもらえないといったトラブルを防ぐためにも、件名は「誰から」「どんな用件の」メールなのかを簡潔に書きましょう。

「面接日の件/派遣花子(フルネーム)」
「履歴書送付の件/派遣花子(フルネーム)」
というように、件名に用件と名前の両方が入っていると大変分かりやすく好印象です。

特にスマートフォンの場合、「件名なし」のまま送ってしまうことが多いので要注意。
また、「先ほどはありがとうございました」などのお礼の言葉を件名にするのも、内容が把握しづらいため避けましょう。

先方からのメールに返信する場合は「Re:」をつけたまま、件名を変えずに送るのが正解。その方が過去のやり取りをスムーズに把握できるためです。
Re:が何個も続くようであれば、2~3個だけ残してあとは消しても構いません。

 

本文:項目ごとに簡潔にまとめる

メール本文には以下の項目を書きます。

①宛名
②挨拶と自分の名前
③用件
④連絡先

 

①宛名

応募先の社名、部署名、担当者名を書きます。
社名は(株)など略さないようにしましょう。
「株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様」
担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」でOKです。

 

②挨拶と自分の名前

まずは冒頭でしっかり名乗ります。
「お世話になります。
貴社の営業事務の求人に応募させていただきました、派遣花子(フルネーム)です。」

 

③用件

適度に改行を入れて、読みやすく簡潔に書きましょう。以下に例文を紹介します。

履歴書や職務経歴書などを送る場合

添付資料にも分かりやすいファイル名をつけましょう。たとえば履歴書の場合、「20190118_派遣花子_履歴書」など、送った日付・名前・内容が分かるファイル名にします。

「先ほどご指示いただきました履歴書と職務経歴書をお送り致します。
ご査収の程、よろしくお願い致します。」

 

面接日の都合を聞かれた場合

相手が選択できるように、複数の候補日を入れるのがポイントです。

「面接希望日ですが、以下の日程でご調整いただけますと幸いです。
1.〇月〇日(〇) 〇時~〇時
2.〇月〇日(〇) 〇時~〇時
3.〇月〇日(〇) 〇時~〇時
お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

 

提示された面接日が、どれも都合が悪い場合

「面接日についてご連絡いただき、ありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご指定いただいた日程は別の用事があるため、お伺いすることができません。
誠に恐れ入りますが、別の日程で再調整いただけないでしょうか。
お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

具体的に、都合の良い日程を3つほど書き添えて送るのもいいですね。

 

一度決まった面接日を、やむを得ず変更する場合

お詫びの言葉と行けなくなった理由を添えて、別の日程で再調整してもらうようにお願いしましょう。
この場合も、いつだったら都合が良いのか候補日を3つほど書き添えておくとスムーズです。

「〇月〇日に面接予定の派遣花子です。
大変申し訳ございませんが、その日に急きょ〇〇の用事が入ったため、面接にお伺いすることができなくなってしまいました。
誠に恐れ入りますが、別の日程で再調整いただけないでしょうか。
お手数をおかけ致しますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

 

④連絡先

文末に署名を入れ、連絡先がひと目でわかるようにします。

*****************************************************************
派遣 花子(フルネーム) ※読みにくい名前の場合はふりがなも
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス
*****************************************************************

 

メールでマイナスイメージを与えないための3箇条!

①相手のメールをよく読む

すでにメールに書かれてあることを質問してしまうと、相手にとっては二度手間になってしまいます。
まずは落ち着いて、相手のメールをしっかり読むことが大切です。

 

②返信は半日以内に

メールの返信はできるだけ早く行うのが鉄則です。
なるべく半日以内、遅くとも24時間以内には送るように心がけましょう。

 

③正しい日本語、読みやすい文章を心がける

誤「御社」→正「貴社」(※御社は話し言葉)
誤「了解しました」→正「承知しました」「かしこまりました」
誤「よろしかったでしょうか」→正「よろしいでしょうか」
など、間違った敬語を使っていないかチェックします。

また、丁寧に書こうとするあまりに「お」や「ご」を必要以上に使ったり、回りくどい文章になったりするのも避けたいところ。

そのほか、改行が少なすぎる、漢字(または平仮名)ばかりで読みづらい、くどくど長文メールを送る、などは採用担当者にマイナスイメージを与えてしまうので注意が必要です。

 

まとめ

求人応募後のメールのやり取りについて、気を付けたいポイントをご紹介しました。
上記の内容に加え、メールの送り先が間違っていないか、誤字脱字がないか等も含めて、送信前によく確認することが大切です。

最後に、企業によっては「メールが届かない」等のトラブルを防ぐために、キャリアメール(docomo、ezweb、softbankなど)の使用を禁止している場合もあります。
就活にはGmailなどのフリーメールで構いませんので、PC用のメールアドレスを用意しましょう。

メールを作成するときもPCで行うようにすると、全体をチェックできるので安心ですよ。

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